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Wir haben ein Farbsystem eingeführt, nach dem man den Noten bereits ansieht, für welche Stimme sie sind: blau steht für Es-Stimmen (Altos), gelb für die Bb-Stimmen, C-Stimmen sind grün und Posaunen (Baßschlüssel) grau. Dieses Farbsystem findet sich in den Notenmappen, allen Stimmbüchern und auch auf den Notenständern und hat den Vorteil, dass der Aufbau schnell geht, weil man sofort die Ständer und Mappen dorthin stellen kann, wo auch die Musiker stehen und jeder findet seine Noten schneller. Auch im Notenschrank findet sich das System, so dass man mit einem Handgriff z.B. eine Stimme für das zweite Alto finden kann. Es kostet zwar Unmengen an Tesaband, macht sich aber schnell bezahlt. Vergessene oder liegen gebliebene Notenblätter landen in einer Sortierkiste, die alle paar Wochen aufgeräumt wird – hier haben schon viele Schüler ihre Sozialdienste abgeleistet.

Wir haben mehrere Notenschränke (Ausziehregale wie in den Arztpraxen), in denen ein paar tausend Titel stehen. Dies sind Sammlungen wie „Easy Jazz Paks“, gekaufte und geschriebene Einzelnummern, zusammengekaufte Werkausgaben (alleine von Sammy Nestico haben wir über hundert Titel), allgemein gängige Instrumentalschulen und -etuden und ein weiterer Schrank enthält etwa 400 Titel Blechbläserliteratur aus meiner Zeit als Leiter des „Bonner Blechbläserensembles“. Die selbst arrangierten Titel sind auf der Festplatte und können bei Bedarf per W-LAN an den Drucker/Kopierer geschickt werden, denn Noten gehen verloren, werden vergessen oder beschädigt und so bleiben alle Originale im Schrank und es werden nur Kopien ausgegeben. Acht Stahlschränke mit Hängemappen voller Noten stehen im Büro und im Probenraum. Trotzdem werden immer wieder verloren gegangene Originale nachbestellt.

Wir benutzen mehrere Mappen-Sets: die Big-Band-Ordner sind in einem Rollencase untergebracht und enthalten alle aktuellen Stücke. Die blauen Mappen enthalten ein einstündiges Gesangsprogramm, die schwarzen Mappen das Instrumentalprogramm und die roten Mappen sind für die leichten Stücke. Außerdem gibt es noch Combo-Mappen für kleine Besetzungen. Da jeder weiß, wo etwas steht, muß ich nicht immer die Mappen holen und wegbringen, sondern nur ab und zu kontrollieren. Die Reihenfolge der Stücke richtet nach den Setlisten, so dass man bei den Auftritten auf großen Bühnen die Mappe einfach durchgespielt wird – auch das erzeugt weniger Stress. Zum Proben holt sich jeder seinen Ordner aus dem Case  und da muß man nicht mehr suchen, sondern schlägt direkt die entsprechende Nummer auf (Notenpflege schlägt pro Woche ca. mit 20 Stunden zu Buche).
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